11-04-2025
Parttime
08-05-2025
0,6 FTE
In overleg
Tijdelijk
Nee
6 of 7 (indien passende ervaring)
Overige
Administratief Medewerker
Voortgezet onderwijs
Vacature omschrijving
Het IVKO heeft een vacature voor een medewerker op de leerlingenadministratie. We hebben een voorkeur voor een ervaren kandidaat uit het VO, maar staan ook open voor mensen met administratieve of secretariele ervaring in een andere sector. Je werkt samen
met een ervaren collega.
De medewerker leerlingenadministratie is belast met het voeren van de leerlingenadministratie en het (met behulp van het Magister) produceren van verschillende overzichten, diploma's en andere interne en externe administratieve producten, het bijdragen aan de totstandkoming van rapporten voor leerlingen en het toepassen van wettelijke voorschriften en regelingen met betrekking tot de leerlingenadministratie. Daarnaast vervult de leerlingadministratie een belangrijke rol in de ondersteuning van het examensecretariaat. Ook is de medewerker leerlingadministratie verantwoordelijk voor (een deel van) de communicatie van het IVKO met ouders en leerlingen. Als laatste is de leerlingenadministratie nauw betrokken in de organisatie van de open dagen en de intakemiddagen voor nieuwe leerlingen.
Het is essentieel dat de nieuwe medewerker leerlingadministratie op donderdag en vrijdag beschikbaar is ivm de bezetting. De derde dag is in onderling overleg. Eventueel kunnen de uren ook over vier dagen verspreid worden.
Taken:
De medewerker leerlingenadministratie is belast met het voeren van de leerlingenadministratie en het (met behulp van het Magister) produceren van verschillende overzichten, diploma's en andere interne en externe administratieve producten, het bijdragen aan de totstandkoming van rapporten voor leerlingen en het toepassen van wettelijke voorschriften en regelingen met betrekking tot de leerlingenadministratie. Daarnaast vervult de leerlingadministratie een belangrijke rol in de ondersteuning van het examensecretariaat. Ook is de medewerker leerlingadministratie verantwoordelijk voor (een deel van) de communicatie van het IVKO met ouders en leerlingen. Als laatste is de leerlingenadministratie nauw betrokken in de organisatie van de open dagen en de intakemiddagen voor nieuwe leerlingen.
Het is essentieel dat de nieuwe medewerker leerlingadministratie op donderdag en vrijdag beschikbaar is ivm de bezetting. De derde dag is in onderling overleg. Eventueel kunnen de uren ook over vier dagen verspreid worden.
Taken:
- het voeren van de leerlingenadministratie in brede zin, bestaande uit o.a. het verzorgen van de invoer van (vertrouwelijke) persoonsgegevens in Magister, het verwerken van mutaties en het uitvoeren van bekostigingsgerelateerde werkzaamheden;
- de overstap van leerlingen van PO naar het IVKO administratief verwerken, daarbij is bijzonder dat het IVKO een speciale status als vakschool heeft in de kernprocedure en daarom een intake kent.
- bijdragen aan de totstandkoming van rapporten en diploma’s voor leerlingen;
- bijdragen aan de totstandkoming van gegevensleveringen voor en assisteren bij de voorbereiding van de centraal schriftelijke eindexamens (ism collega leerlingenadministratie en examensecretaris);
- organiseren van de pooling voor de examens;
- het verzorgen van de correspondentie namens de school middels brieven en mededelingen (ism schoolleiding en teamcoördinatoren);
- inrichten en bijhouden van archief van brieven;
- beantwoorden van uiteenlopende vragen van leerlingen, ouders en collega’s;
- volgen, bijhouden en doorontwikkelen van draaiboeken voor alle processen op de leerlingenadministratie (ism hoofd leerlingenadministratie van de MSA);
- verstrekken van mondelinge, telefonische en schriftelijke informatie aan belangstellenden over aanmelding, inschrijving en mutaties;
- ondersteuning van onder andere schoolleiding, examensecretaris, teamcoördinatoren en zorgcoördinator in diverse werkzaamheden.
- assisteren bij intakes en open dagen.
Functie-eisen
- MBO werk en denk-niveau
- accuraat, pro-actief en gestructureerd
- je kunt goed samenwerken, maar kunt ook uit de voeten met taken die je solistisch oppakt
- service-gericht en stress-bestendig
- uitstekende kennis van Magister is een pré
- gedegen kennis van Office 365 (met name Word, Outlook en Excel).
- uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
- ervaring met administratieve werkzaamheden
Overige
Nee
Arbeidsvoorwaarden
6 of 7 (indien passende ervaring)
Omvang van de aanstelling is 0,6 FTE. Alleen ervaren kandidaten komen in aanmerking voor schaal 7. Het IVKO is een warme school waar leerlingen, docenten en onderwijsondersteunend personeel op gelijkwaardige voet met elkaar omgaan. De MSA kent ruime opleidingsmogelijkheden.
Salariëring en arbeidsvoorwaarden conform CAO Voortgezet Onderwijs.
Voortgezet onderwijs
Montessori
530 Leerlingen
Het IVKO is een bijzondere kunstvak- en montessorischool. De school is uniek in Nederland: er is geen andere school die zo’n divers aanbod aan kunstonderwijs heeft. Tegelijkertijd haalt de leerling op het IVKO een regulier mavo- (vmbo-t) of havodiploma.
Het IVKO is een kleinschalige, veilige school. De school telt de school zo'n 540 leerlingen. De school zorgt voor
een veilig pedagogisch klimaat waarin docenten en leerlingen gelijkwaardig met elkaar omgaan, elkaar vertrouwen en respecteren. Vanuit dat vertrouwen krijgen leerlingen de ruimte om te leren verantwoordelijkheid te dragen.
De principiële keuze voor kunstonderwijs houdt ook in dat het IVKO het reguliere programma in minder tijd aanbiedt. Dat maakt het IVKO een bijzondere en uitdagende school voor zowel de leerling, de docent en ondersteuner.
Het IVKO is een opleidingsschool (NOA) en is lid van de Vereniging Cultuur Profielscholen. Het IVKO maakt deel uit van de Montessori Scholengemeenschap Amsterdam (MSA), een scholengroep met zes scholen en zes. Samen tellen deze scholen zo’n 4.500 leerlingen. Binnen de MSA-scholen zijn het onderwijs en de organisatie gebaseerd op het gedachtegoed van Maria Montessori: ‘Help mij het zelf te doen, vrijheid in gebondenheid en de school als leef - en leergemeenschap.’