Vacature omschrijving
Ben jij de schakel tussen opdrachtgevers, consultants, onderzoekers & trainers bij het plannen van werkzaamheden voor klanten? Kun jij werken met AFAS, Outlook en heb je ervaring met de planning van vraagstukken? Ben jij de vriendelijke stem aan de telefoon en het snelle antwoord in de mailbox van onze klanten? Ben je accuraat in project administratie en het voorbereiden van de facturatie?
Het front office team van Bartiméus Accessibility staat iedereen met een vraag vakkundig te woord. Of het nu gaat om organisaties die informatie willen over toegankelijkheid, vragen over een inclusieve samenleving of een collega waarvoor een training ingepland moet worden. Dit team zorgt ervoor dat (potentiële) opdrachtgevers, betrokken professionals of collega’s op de juiste manier geholpen worden.
Functie-eisen
Jouw rol als Planner Front Office bij Accessibility (Bartiméus)
Als bevlogen collega met oog voor mens en organisatie stem jij de wensen en mogelijkheden van (maatschappelijke en commerciële) organisaties af op onze professionele diensten. Jij gaat er voor om zo de hoogst haalbare kwaliteit en effectiviteit te realiseren voor onze klanten én de organisatie. Jij bent de spin in het web van ons team en regelt de planning van mensen en middelen voor klantopdrachten. Jij adviseert klanten in hun vraag en zorgt dat alle administratieve processen op rolletjes lopen. Dit doe je in een klein en flexibel team. Jij gaat je met name bezighouden met:
Het voorbereiden en uitbrengen van offertes voor de reguliere onderzoeken, trainingen en opdrachten;
Onderhouden van contacten met collega’s, (maatschappelijke) organisaties en derden over deze planning;
Het voorbereiden van project administratie in AFAS (ons centrale systeem), het administratief bewaken van projecten in uitvoering en het voorbereiden van de administratie om te kunnen factureren na afronding van activiteiten.
Daarnaast ondersteun je in het team collega’s. Bij vakanties, ziekte of afwezigheid spring je bij met taken zoals:
Ontvangen van telefonische klantvragen, ondersteunen van diverse teams in de planning hiervan.
Het plannen van trainingen, verwerken van aanmeldingen en versturen van uitnodigingen, regelen van locaties en overige middelen, zodat je een zo optimaal mogelijke planning maakt voor onze klanten.
Signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen.
Het verzorgen van onze locatie in Utrecht en het operationeel ondersteunen van de teams in diverse bijeenkomsten, projecten en programma’s.
Het opstellen van offertes en de planning van de activiteiten. Daarnaast draag je zorg voor het facturatie proces.
Wie ben jij?
Dat je gastvrij en klantgericht bent, spreekt voor zich. En ook communicatief ben je ijzersterk. Je hebt affiniteit met toegankelijkheid en inclusie. Je bent bewust bezig met het halen van targets en mensen blij maken. Een klant met een brandende vraag op het gebied van toegankelijkheid vindt bij jou een luisterend oor én een antwoord. En een opdrachtgever met een probleem, kan vertrouwen op jouw oplossingsgerichte aanpak. Nieuwe systemen maak jij je snel eigen en je kunt goed overweg met Microsoft Office. Prioriteren, plannen & organiseren is wat jij het liefste doet, daar krijg jij energie van. Daarnaast beschik je voor deze vacature ook over:
Een mbo-diploma niveau 4 in administratieve of secretariële richting;
Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare frontoffice of secretariële functie;
Een commerciële blik;
Wat bieden we jou?
Een uitdagende baan waarbij je écht het verschil maakt voor een bijzondere doelgroep.
Een contract voor 32 uur per week.
Salaris passend bij je ervaring, op basis van de CAO Gehandicaptenzorg (FWG 40) met een maximum van € 3.678,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,33%.
Volop ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden in de vorm van een uitgebreid inwerktraject en diverse trainingen en opleidingen.
Een aantrekkelijk meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden.
Enthousiast? Solliciteren is heel eenvoudig!
Reageren op deze vacature kan tot en met 5 januari 2025, maar hoe eerder hoe beter! De eerste gesprekken zullen al gedurende de looptijd van de vacature plaatsvinden.
We kijken ernaar uit om jou te ontmoeten! VOG & diplomacheck maken deel uit van de procedure.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is niet gewenst. Wij verzorgen onze eigen werving.
