Officemanager voor het Montessori Studiecentrum

MSA zoekt per 1 maart 2025 een officemanager voor het Montessori Studiecentrum (0,6 fte)
De Montessori Scholengemeenschap Amsterdam (MSA) is een scholengroep voor voortgezet montessorionderwijs in Amsterdam. Binnen de MSA is het Montessori Studiecentrum (MSC) een professionele leergemeenschap voor montessorionderwijs waar kennis wordt ontwikkeld, gedeeld en verspreid. Het doel is dienend te zijn aan onderwijsgevenden ten behoeve van de ontwikkeling van de leerlingen vanuit het gedachtegoed van Maria Montessori (www.montessoristudiecentrum.com).

Het Montessori Studiecentrum zoekt een zelfstandige, assertieve en sociaal en communicatief sterke officemanager voor drie dagen in de week (0,6 fte). De functie kan uitgebreid worden door een halve werkdag (0,1 fte) in de week secretariële ondersteuning te verlenen aan de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Raad (GMR). Beide taakgebieden liggen in elkaars verlengde.

Voor het Montessori Studiecentrum ben je in ieder geval op maandag en dinsdag werkzaam op kantoor. De overige uren kunnen in overleg op één van de andere werkdagen worden ingevuld. Onder andere in de weken dat er cursussen aan het einde van de week worden verzorgd en tijdens opleidingsdagen en op beurzen, kan het zijn dat je op andere dagen werkt. Deze momenten maken onderdeel uit van de jaarplanning. De vergaderingen van de GMR zijn elke zes weken op dinsdagavond.  

De werkzaamheden van de officemanager zijn divers. Je hebt zowel administratieve als secretariële taken. Je hebt verantwoordelijkheden op organisatorisch vlak, ten aanzien van de planning, als administratief ondersteuner en op het gebied van communicatie. Je bewaakt de budgetten en werkt samen met HRM. Voor het kleine, maar sterk groeiende Montessori Studiecentrum regel je het reilen en zeilen zodat de trainers zich volledig kunnen focussen op de kwaliteit van de interne en externe opleidingen. Je kijkt vooruit en om je heen en regelt daadkrachtig de organisatie van de opleidingen. Op jouw terrein stuur je het trainersteam aan. Jij bent de schakel tussen het trainersteam van het MSC en de scholen waar de docenten lesgeven die één van de opleidingen bij het MSC volgen.
 
Organisatie en planning:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externen als het gaat om voorlichting over de organisatie van het MSC.
• Je stelt in overleg met het hoofd van het MSC de jaarplanning van het studiecentrum op en ziet erop toe dat deze past binnen de MSA-jaarplanning.
• Je plant en organiseert in overleg met de scholen voor het MSC de scholingsactiviteiten en verzorgt de uitnodigingen aan de studenten.
• Je organiseert een reeks events: seminars, excursies, informatiemiddagen, de MSA-welkomstdag, de MSA-studiedag, examens en diploma-uitreikingen.
• Je organiseert de catering op de events, cursus- en opleidingsdagen.

 
Administratieve Ondersteuning en Communicatie:

• Je agendeert, bereidt voor en notuleert de vergaderingen van het MSC en werkt memo’s, verslagen en rapporten uit
• Je handelt de inkomende en uitgaande communicatie van het MSC af (e-mail, telefoon, app-groepen), doet voorstellen voor verbeteringen in de communicatie en voert, eventueel ondersteund door externe deskundigen, de verbeteringen door.
• Je bewaakt de structuur en de organisatie van het digitale lesmateriaal en zorgt ervoor dat de trainers en cursisten documenten makkelijk kunnen up- en downloaden.
• Je representeert het MSC tijdens opleidingsdagen en bijeenkomsten en je verzorgt de communicatie van het MSC op sociale media en de website.
• Je werkt door een goede serviceverlening en communicatie aan de uitbouw van het (inter)nationale relatienetwerk van het MSC. Je draagt zorg voor het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 
Budgetbeheer en samenwerking met HRM:

• Je ondersteunt de coördinatoren van de opleidingen bij het opstellen van de begrotingen en bewaakt als budgethouder de uitgaven van het studiecentrum.
• Je maakt overzichten van de trainees en student-docenten die ingeschreven staan bij de opleidingen en deelt deze informatie tijdig met HRM ten behoeve van een goede monitoring van de voortgang in de professionalisering van de MSA-collega’s door de schoolleiding.