Twee Secretaresses DOS (Dienst Onderwijsondersteunende Processen) (1,8 fte)

Ben jij een organisatorisch talent dat gedijt in een dynamische werkomgeving? Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor je!

Onze pas opgerichte afdeling Dienst Onderwijsondersteunende Services (DOS) bundelt alle essentiële ondersteunende disciplines onder één dak. Van Informatiemanagement en ICT tot Huisvesting, Facilitaire Dienst, Team Onderwijs Planning en Studentenadministratie - DOS vormt het kloppende hart van onze onderwijsinstelling.

We zijn op zoek naar twee enthousiaste secretaresses die een sleutelrol gaan vervullen in de ondersteuning van ons veelzijdige team. Jouw organisatietalent en flexibiliteit zijn onmisbaar om onze afdeling soepel en efficiënt te laten functioneren.

Dit ga je doen

In deze veelzijdige functie beheer je niet alleen agenda’s en structureer je de Teams-omgeving, maar zorg je er ook voor dat documenten correct worden gearchiveerd. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het contentbeheer binnen de rubriek ‘ICT & zo’ en andere relevante informatie op ons intranet. Je ondersteunt bij de uitvoering van facilitaire diensten van bedrijfshulpverlening, receptie, terreinonderhoud, schoonmaakdiensten tot verhuizingen.

Daarbij vragen verschillende boeiende projecten en initiatieven om jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Samengevat zijn dit je taken:

• Je beheert alle documenten in onze Teams omgeving;
• Je beheert agenda’s en maakt afspraken;
• Je verzorgt de correspondentie en communicatie;
• Je verzorgt de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Je stelt overzichten samen en verstrekt informatie.

Dit vragen we van je

Met jouw enthousiaste, nauwkeurige en proactieve persoonlijkheid zie je kansen en mogelijkheden. De moderne toepassingen van deze tijd, zoals bijvoorbeeld AI maken jou nieuwsgierig. Je trekt graag verantwoordelijkheden naar je toe.

Om succesvol te zijn in deze rol vragen wij:

• MBO-4 werk- en denkniveau met minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een onderwijsinstelling;
• Uitstekende digitale vaardigheden, waaronder recente ervaring met Microsoft 365 en Teams, en het vermogen om snel nieuwe software eigen te maken;
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands, voor effectieve interactie met diverse afdelingen en stakeholders;
• Uitmuntend in plannen, prioriteren en organiseren, met het vermogen om flexibel te schakelen tussen verschillende afdelingen en hun specifieke behoeften;
• Proactieve, zelfstandige werkhouding gecombineerd met een klantgerichte instelling;
• Hoge mate van integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Bij voorkeur kennis van of affiniteit met ICT, facilitaire dienst en onderwijslogistiek.

MBO Amersfoort streeft naar een inclusieve organisatie, waarin iedereen zijn waarde kan toevoegen. Val je onder de doelgroep banenafspraak? Dan heb je bij gelijke geschiktheid voorrang.

Dit bieden we je

We bieden een bruto maandsalaris van minimaal € 2.521,- tot maximaal € 3.730,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao MBO). Daarnaast ontvang je 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33%.

Verder bieden we:

• Een jaarcontract met uitzicht op verlenging;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Ruime hoeveelheid verlofdagen en verschillende verlofregelingen, zoals (on)betaald ouderschapsverlof, seniorenverlof en zorgverlof;
• Gunstige regelingen voor de vergoeding van je reiskosten, waaronder een NS Business Card;
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden waarbij je o.a. een vaste maandelijkse bijdrage krijgt in je ziektekostenverzekering;
• Een royaal aanbod opleidings- en ontwikkelmogelijkheden met aandacht voor jouw professionele ontwikkeling;
• Keuze uit verschillende mogelijkheden om je leefstijl & vitaliteit te bevorderen, zoals gratis sporten bij Fitacademie Bokkeduinen en de mogelijkheid om voordelig een nieuwe fiets aan te schaffen.

Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Dit zijn wij

Bij MBO Amersfoort kunnen mbo studenten kiezen uit 140 praktijkopleidingen verdeeld over 14 scholen. We zijn een actieve en dynamische school die altijd in ontwikkeling is. We werken bijvoorbeeld samen met het bedrijfsleven en brancheorganisaties zodat studenten veel praktijkervaring opdoen.

Je gaat aan de slag bij en voor het Team DOS dat uit ongeveer 90 collega’s bestaat die veelal op verschillende locaties van werkzaam zijn. Het secretariaat is gevestigd op onze locatie aan de Hardwareweg in Amersfoort. In deze werkomgeving word je verwelkomd door een hartelijke en inclusieve atmosfeer, gekenmerkt door openheid en wederzijds respect. Professionele integriteit vormt de ruggengraat van onze cultuur, terwijl we tegelijkertijd de diverse perspectieven en talenten koesteren. We waarderen niet alleen de verscheidenheid aan vaardigheden en professionele achtergronden, maar ook de unieke persoonlijkheden die ons team verrijken. Deze mix van expertise en karakters stimuleert creativiteit en innovatie, en zorgt voor een dynamische werkomgeving waarin iedereen wordt aangemoedigd om authentiek zichzelf te zijn en hun volledige potentieel te benutten.

Spreekt de baan je aan?

We zien je sollicitatie graag uiterlijk 10 oktober 2024 tegemoet via de sollicitatiebutton. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Esther Leijendekker, Hoofd Informatiemanagement via 06 48191935

Volg ons op Meesterbaan, Indeed en LinkedIn voor meer leuke vacatures.