Managementassistent

Voor PCOU Willibrord zijn we op zoek naar een ervaren managementassistente ter ondersteuning van de programmadirecteur Leiderschap en Organisatieontwikkeling en diverse leden van het managementteam van Onderwijs- en Organisatieondersteuning (O&O).
O&O is het ‘bureau’ dat zorgt voor advisering en ondersteuning van de scholen en het bestuur. De programmadirecteur is recent gestart en werkt aan de implementatie van de organisatiefilosofie. Ook het MT heeft enkele relatief nieuwe leden en is samen in ontwikkeling en bouwt met elkaar aan een nieuwe structuur van integraal samenwerken.

**Wat ga je doen als managementassistent?**

Als managementassistent ben je, binnen een grote en ambitieuze scholengroep, de rechterhand van de programmadirecteur, en diverse MT-leden. Jouw focus ligt samen met het hen op de professionalisering van de dienstverlening op de domeinen onderwijskwaliteit & innovatie, HR, huisvesting & facilitair, ICT en administratie. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij in- en externe vragen. Als programma-ondersteuner schakel je ook met werkgroepen, bestaande uit schoolleiders en collega’s vanuit de afdelingen.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Daarnaast krijg je veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor de programmadirecteur, MT-leden en hun afdelingen, die allen nauw samenwerken met het college van bestuur.

Jij monitort, coördineert, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en denkt snel. Hierdoor draag je bij aan vooruitgang en kwaliteitsverbetering. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij.

Jouw (inhoudelijk) meedenken vanuit je ondersteuningstalenten wordt gewaardeerd.

Als managementassistent maak je onderdeel uit van team Bestuurssecretariaat, bestaande uit twee ondersteuners van het College van Bestuur, twee ondersteuners van het MT O&O en een juridisch adviseur, onder leiding van de bestuurssecretaris. Het is een gedreven team dat zich sterk maakt voor en planmatig werkt aan de verdere optimalisatie van de ondersteuning. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Het secretariaat vervult gezamenlijk ook de front-office functie (gastenontvangst, centrale telefonie, postverwerking etc.)

Taken:

- je fungeert als eerste aanspreekpunt van de in- en externe relaties (van de programmadirecteur en diverse MT-leden) en je bent de back-up van de collega’s die het bestuur ondersteunen
- uitvoeren van complex agendabeheer
- managen van mailboxen
- inschatten en prioriteren van diverse verzoeken
- voorbereiden van reisschema’s en maken van reserveringen
- voorbereiden en notuleren van overleggen
- afhandelen van correspondentie