Terug naar overzicht

NOG 7 DAGEN

Solliciteren

Geplaatst

24-03-2025

Soort vacature

Parttime of fulltime

Sluitingsdatum

16-04-2025

FTE

0,8-1,0

Startdatum

in overleg

Dienstverband

Tijdelijk met uitzicht op vast

Zij-instromers

Onbekend

Vacature omschrijving

DIT ZIJN WIJ
Het Avicenna, Stichting IVOR, is een groeiende organisatie voor Islamitisch voortgezet onderwijs, met twee schoollocaties in Rotterdam en een locatie in den Haag. We bieden hoogwaardig onderwijs, waarin ruimte is voor geloofsbeleving en waarin we leerlingen in een veilige en stimulerende omgeving voorbereiden op een succesvol vervolg.
We zijn op zoek naar een enthousiaste en proactieve bestuurs- en directiesecretaresse om ons team te versterken. Houd je van een uitdagende en een veelzijdige baan in een organisatie waarin van alles te doen is? Ben je gestructureerd, oplossingsgericht, dienstverlenend en zie je organiseren en alles er omheen als uitdaging? Dan zoeken we jou!

JOUW ROL
Als bestuurs- en directiesecretaresse maak je deel uit van ons kleinschalige bestuursbureau. Je bent verantwoordelijk voor alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de bestuurder en de twee bovenschoolse directeuren. Je werkt nauw met hen samen en bent voor hen hét aanspreekpunt. Je komt terecht in een team dat volop in ontwikkeling is, dicht bij het bestuur staat en waar ruimte is voor groei en ontwikkeling.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

Agendabeheer: Je beheert de agenda van de bestuurder, de directeur bedrijfsvoering en de directeur onderwijs. Ook handel je al het bijbehorende telefoonverkeer af. Je zorgt dat er voldoende ruimte is voor interne en externe overleggen. Dat betekent dat je creatief kunt omgaan met schaarse tijd en dat je snel kunt schakelen bij veranderingen in de planning.
Mailboxbeheer: je beheert de mailbox van de bestuurder, handelt zaken af waar mogelijk en attendeert op belangrijke kwesties.
Voorbereiden en notuleren van interne vergaderingen: Je bereidt interne vergaderingen voor waarbij de bestuurder en/of de bovenschoolse directeuren betrokken zijn, zoals het CMT, de GMR, de Raad van Toezicht en vergaderingen binnen het bestuursbureau. Je organiseert voorbereidend overleg, verzorgt de agenda met bijbehorende stukken en zorgt dat deze op tijd bij de betrokken binnen zijn. Ook zorg je voor een ruimte, ontvang je eventuele bezoekers, maak je de notulen en bewaak je de opvolging van afspraken.
Je beheert het bestuurlijke besluitvormingsproces en zorgt voor een goede documentatie.
Je monitort de beleidsevaluatie, attendeert de directeuren op tijdige actie en ondersteunt het proces.
Je regelt dat de bestuurder en de directeuren goed voorbereid zijn voordat zij naar een overleg of een bijeenkomst gaan. Je zoekt uit wie hierbij betrokken zijn, levert hen de stukken aan en zorgt dat annotaties tijdig en kwalitatief goed worden aangeleverd.
Correspondentie: je verzorgt zowel inkomende als uitgaande correspondentie. Dat betekent dat je ervoor zorgt dat brieven die aan het bestuur zijn gericht, intern worden uitgezet voor een tijdig antwoord, dat je de beantwoording monitort en ook dat brieven van het bestuur zorgvuldig en opgemaakt in de juiste huisstijl de deur uit gaan. Tevens draag je zorg voor een correcte archivering.
PR en communicatie: Je coördineert onze nieuwsbrieven, bent de poort naar de vormgever, plaatst content op de website en zorgt dat deze actueel blijft.
Je organiseert bijeenkomsten, regelt relatiegeschenken of vervoerszaken waar dat aan de orde is.
Als collega binnen het team draag je actief bij aan de professionalisering van het bestuursbureau.

Omdat we volop in ontwikkeling zijn, kunnen je inhoudelijke werkzaamheden in de loop van de tijd deels veranderen.

ONS TEAM
Je bent onderdeel van ons kleinschalige bestuursbureau, dat o.l.v. de bovenschoolse directeuren nauw samenwerkt om de bestuurlijke doelen te bereiken en om de scholen te faciliteren en te ontzorgen. Binnen het team werk je aan de ontwikkeling van het bestuurssecretariaat en samen met je collega’s werk je aan de verdere professionalisering van het bestuursbureau.

Je werkt vanuit de hoofdlocatie aan de Montessoriweg in Rotterdam en legt direct verantwoording af aan de directeur onderwijs en kwaliteit.

Functie-eisen

DIT NEEM JIJ MEE
Je onderschrijft de islamitische identiteit van de school. Je bent een enthousiaste teamspeler die goed kan samenwerken met verschillende disciplines en die goed kan schakelen tussen verschillende niveaus.

Je bent stipt, zelfstandig, nauwkeurig in het nakomen van afspraken en je werkt zorgvuldig, gestructureerd en resultaatgericht. Je weet altijd een oplossing te vinden voor onverwachte of ingewikkelde vraagstukken en je stelt je daarbij flexibel op. Je bent stressbestendig en krijgt snel iets voor elkaar. Je bent discreet en de vertrouwelijkheid van zaken is bij jou gegarandeerd. Je bent voortdurend samen met collega’s bezig het secretariaat en de ondersteuning te optimaliseren. Je hebt een professionele, loyale en dienstverlenende houding: men kan op jou bouwen en vertrouwen.

Hiernaast neem je de volgende kennis en ervaring mee:

We zijn op zoek naar een kandidaat met minimaal mbo werk- en denkniveau en een relevante opleiding als managementassistent/directiesecretaresse. De voorkeur gaat echter uit naar kandidaten met een hbo-opleiding.
Kennis en ervaring in of affiniteit met een onderwijs organisatie op secretarieel gebied.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling.
Ruime ervaring met Microsoft Office.

Flexibiliteit in uren en een flexibele instelling: de vergaderingen van de Raad van Toezicht worden deels in de avonduren gehouden.

Arbeidsvoorwaarden

DIT BIEDEN WIJ

Een uitdagende en afwisselende functie binnen een klein en betrokken team.
Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
Een salaris en arbeidsvoorwaarden conform de CAO-VO.
Een mobiele telefoon en laptop.
Een inspirerende werkomgeving waar jouw inbreng wordt gewaardeerd.
Een tijdelijke aanstelling van een jaar, met uitzicht op vast.

Sollicitatieprocedure

Interesse? Stuur je motivatiebrief en CV uiterlijk 16 april 2025 naar hr@avicenna-college.com. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met mevr. dr. R. de Wit (directeur onderwijs en kwaliteit) via tel 010-7900555, e-mail r.dewit@avicenna-college.com

Procedure
De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden na de meivakantie, vanaf 8 mei 2025.

Wij kijken uit naar je sollicitatie!

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Avicenna College

- Rotterdam

7 vacatures online

Voortgezet onderwijs

Regulier / Algemeen

Islamitisch

1.100 Leerlingen

Stichting IVOR is een stichting gericht op het geven van onderwijs aan diverse culturen binnen de Rotterdamse samenleving. Onder de stichting vallen brede scholengemeenschappen met een Islamitische grondslag van niveau vmbo tot aan vwo. We proberen onze leerlingen "wereldwijs" te maken door middel van de normen en waarden van een multiculturele samenleving mee te geven. Binnen stichting IVOR lopen zowel leerlingen als medewerkers rond van verschillende afkomsten en geloofsovertuigingen en is respect voor elkaar hebben één van onze normwaarden.

Bekijk schoolprofiel

Waarom volgen?