Administratief en secretarieel medewerker

Sophia Scholen heeft ruimte voor een administratief en secretarieel medewerker voor het Centraal Bureau in Voorhout voor 24 uur per week.

“Elke dag is anders, dát is wat mijn werkweek zo leuk en uitdagend maakt”. Het past dan ook goed bij jou om het ene moment de telefoon op te nemen, het volgende moment afspraken te plannen en correspondentie af te handelen. Tussendoor ontvang je gasten, zorg je dat er lunch voor een vergadering besteld wordt en boek je een ruimte voor een vergadering. In overleg met je collega secretaresse en bestuurssecretaris stem je af wat écht eerst moet gebeuren en pakt de besproken acties snel en zelfstandig op. Steeds weer vanuit een ondersteunende administratieve en secretariële rol, daar zit voor jou de uitdaging!

Wat ga je doen?
Je ondersteunt het College van Bestuur, het Managementteam en de collega’s van het Centraal Bureau door uitvoering van de verschillende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden en processen:

• Agendabeheer, (digitale) postverwerking, archivering, het ontvangen van gasten en het afhandelen van telefoonverkeer;

• Opstellen en uitsturen van correspondentie (brieven, e-mails, vergaderstukken en notulen);

• Het plannen en organiseren van vergaderingen;

• Het verstrekken van algemene informatie en het (schriftelijk) beantwoorden van algemene vragen van ouders/verzorgers en andere contacten;

• Monitoren van de voorraad kantoorartikelen en het plaatsen van bestellingen ook voor o.a. bloemen, lunches e.d.;

• Meewerken aan de doorontwikkeling van het secretariaat en bijbehorende processen;

• Het redigeren van teksten en communicatie uitingen, zoals brieven en uitnodigingen;

• Het mede organiseren van bijeenkomsten en teamdagen.

Wie ben jij?
Je bent klaar voor een ondersteunende baan in een professionele omgeving en je vindt het steeds weer een uitdaging om diverse administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden op te pakken en deze in goede banen te leiden. Van nature ben je dienstverlenend, klantgericht en je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Je kunt zelfstandig werken, bent proactief en kunt goed schakelen tijdens je werkzaamheden. Je hebt een vlotte en nauwkeurige manier van werken en je bent hierin daadkrachtig, discreet en integer. Tot slot kun je goed samenwerken, draai je je hand niet om voor ad hoc werkzaamheden en voel je je op je plek als je de medewerkers op het centraal bureau van A tot Z kunt ondersteunen.

Wat vragen wij?

• Minimaal MBO werk- en denkniveau, in de administratieve en secretariële ondersteuning;

• Minimaal 2 jaar werkervaring in een administratieve en secretariële ondersteunende functie;

• Algemeen vaktechnische kennis van administratieve procedures en systemen en de administratieve organisatie;

• Kennis over en gevoel met cijfers en financiële processen, waaronder inkooporders en facturering;

• Enige kennis over de toepassing van interne richtlijnen en procedures m.b.t. de AVG;

• Bedrevenheid in het gebruik van Office 365, met in het bijzonder Word, Excel en Outlook;

• Kennis van Afas en SpendCloud is een pré;

• Vaardig in het verzamelen, ordenen en verwerken van informatie;

• Nauwkeurigheid; je werkt accuraat en komt afspraken na;

• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden, zowel mondeling als tekstueel;

• Organisatiesensitiviteit en creativiteit in het bedenken van oplossingen;

• Vanwege de huidige bezetting van het secretariaat hoort de donderdag in ieder geval tot je werkdagen.

Wat bieden wij?

• Een functie voor 24 uur (0,6 WTF) per week waarbij de werkuren in overleg over drie, vier of vijf dagen verdeeld kunnen worden;

• Een inspirerende werkomgeving met leuke collega’s met standplaats Centraal Bureau in Voorhout;

• Een contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vast dienstverband;

• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.439 en € 3.262 op basis van een 40-urige werkweek (schaal 5 CAO PO) waarbij een uitloop naar schaal 6 (tot € 3.451) mogelijk is;

• 8% vakantiegeld en 8,33% structurele eindejaarsuitkering;

• De CAO primair onderwijs;

• Schoolvakanties vrij, met uitzondering van anderhalve week in de zes weken durende zomervakantie;

• Een ruime reiskostenvergoeding vanaf de eerste kilometer van € 0,23 per km;

• Een fietsregeling, sportregeling en vergoeding van € 50 op een museumjaarkaart;

• Na een inwerkperiode kun je eventueel een dag in de week thuiswerken;

• In overleg aangepaste werktijden, zodat het halen & brengen van schoolgaande kinderen te combineren is met de werkzaamheden;

• Een laptop en telefoonkostenvergoeding.

En wie zijn wij?
Sophia Scholen is een innoverende organisatie, gericht op kwalitatieve groei. Wij faciliteren het onderwijs op schoolniveau en investeren in een professionele organisatie waar circa 800 medewerkers werkzaam zijn. Onze 28 scholen verzorgen uitdagend en toekomstgericht onderwijs dat inspeelt op de individuele mogelijkheden en leerbehoeften van alle leerlingen in een veilige omgeving. Onderwijs waar wij trots op zijn. Onderwijs waarin vertrouwen en duurzaamheid centraal staan, waar onze leerlingen steeds meer eigenaar worden van hun eigen ontwikkeling en zich voorbereiden op hun toekomst. Onderwijs dat verwondert en dat aansluit bij onze creatieve en ondernemende regio: de Duin en Bollenstreek. Op het Centraal Bureau werken ruim 20 collega's met verschillende expertises samen voor zowel het Collega van Bestuur als de scholen.

Solliciteren
Heb je interesse in deze functie dan ontvangen wij graag uiterlijk 21 januari 2025 jouw motivatiebrief met CV. Klik op de button ‘solliciteren’.

Meer weten?
Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem contact op Nina Romsom (recruiter) via nromsom@sophiascholen.nl of 06-10038000 of met John de Leeuw (directeur van het Centraal Bureau) via jdeleeuw@sophiascholen.nl.

Kijk voor meer informatie over Sophia Scholen op www.sophiascholen.nl

Procedure
De vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten. De 1e gesprekken zijn gepland op 27 januari en de 2e gesprekken op 29 januari 2025.

Voor aanvang dienstverband is overleg van een verklaring omtrent het gedrag vereist.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs en zullen wij dan ook niet beantwoorden.