Directiesecretaresse
Vacature omschrijving
Aurelia Onderwijs is per 1 januari 2024 ontstaan vanuit de fusie van het Esdal College, RSG Ter Apel en De Nieuwe Veste. Het college van bestuur vormt het bevoegd gezag van Aurelia Onderwijs en draagt zorg voor de richting en koers. Ook is het college van bestuur verantwoordelijk voor de integrale beleidsontwikkeling en stelt de kaders voor het onderwijs en het organisatiebeleid vast. De scholen worden geleid door directeuren die integraal verantwoordelijk zijn.
Het aantal leerlingen is ongeveer 4.770. Als gevolg van krimp wordt de komende jaren een daling van het aantal leerlingen verwacht. Aurelia Onderwijs biedt werkgelegenheid aan 800 medewerkers. De financiële situatie, afgemeten aan onder meer het weerstandsvermogen van de stichting, is goed.
Servicebureau
De afdeling bestuursondersteuning maakt deel uit van het Servicebureau. Het Servicebureau adviseert, faciliteert en ondersteunt het college van bestuur, de schoolleiding en de medewerkers. Binnen het Servicebureau onderscheiden we 8 afdelingen, te weten: Financiën, P&O, ICT, Onderwijslogistiek, Bestuursondersteuning, PR & Communicatie, Onderwijskwaliteit en Facilitair/Inkoop/Huisvesting.
De afdeling Bestuursondersteuning
De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit twee directiesecretaresses die gezamenlijk de twee leden van het college van bestuur en de bestuurssecretaris ondersteunen. Daarnaast ondersteun je de projectleider van STO (Sterk Techniek Onderwijs) en de coördinator van Noorderwijzer (www.noorderwijzer.nl).
Functie-eisen
Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:
- het behandelen van de voor het college van bestuur bestemde post, het signaleren van urgente (post)stukken en het bijvoegen van de nodige stukken;
- het in overleg beheren van de email van de bestuurders en het beheren van de centrale inkomende mail van de stichting;
- het in overleg indelen en bewaken van de agenda van de leden van het college van bestuur en het daarbij onderkennen van het belang van te maken afspraken en het vervullen van een bufferfunctie;
- het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten, het completeren van de vergaderstukken, het archiveren van de vergaderstukken, het notuleren en uitwerken van de notulen van de vergaderingen en het bewaken van de voortgang en de afdoening van de daarin gemaakte afspraken en genomen besluiten;
- het naar onderwerp of project aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers t.b.v. het college van bestuur;
- het opzetten en bijhouden van een digitaal archief voor het college van bestuur, het bewaken van tijdige en volledige aanlevering van de te archiveren stukken en het completeren van de dossiers;
- het naar eigen inzicht concipiëren van brieven en het daartoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie;
- het onderhouden van (telefonische) contacten met medewerkers binnen de brede scholengemeenschap en met externe instanties over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen.
De persoon die we zoeken:
- vindt het leuk om het college van bestuur te ontzorgen en te ondersteunen;
- kan keuzes maken en prioriteiten stellen;
- heeft aandacht voor details;
- is representatief;
- is proactief, probleemoplossend en discreet;
- kan zowel zelfstandig als in teamverband werken;
- is professioneel en kan goed plannen en organiseren.
- Communicatief sterk en kan goed luisteren;
- Toegewijd maar met een flinke dosis relativeringsvermogen;
- Dienstverlenend;
- Leergierig in een veranderende omgeving;
- Standvastig.
- Minimaal MBO⁺/HBO werk- en denkniveau; afgeronde secretariële opleiding of management assistent;
- Ervaring in het (voortgezet) onderwijs of politiek bestuurlijke organisatie en weten welke belangen er spelen;
- Ervaring als directiesecretaresse;
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- Je bent samenwerkingsgericht en weet draagvlak te creëren;
- Kennis van Microsoft/Trello/iBabs/Canva.
Arbeidsvoorwaarden
Functie: Directiesecretaresse
Ingangsdatum: Zo spoedig mogelijk
Bevoegd gezag: College van bestuur Aurelia Onderwijs
Salaris: Schaal 6 CAO VO¹
Dienstverband: Proeftijdelijke aanstelling voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband
Omvang: 0,5 fte
Extra’s: CAO VO (o.a. eindejaarsuitkering (13e maand), 8% vakantietoeslag, reiskostenvergoeding)
Sollicitatieprocedure
Aurelia Onderwijs werft voor deze vacature zowel intern als extern vanaf 18 oktober 2024.
Je gemotiveerde reactie en een uitgebreid CV kun je tot en met uiterlijk 1 november 2024 sturen naar
solliciteren@aurelia-onderwijs.nl, onder vermelding van vacaturenummer: 2024DS01
Planning selectiegesprekken
Eerste ronde selectiegesprekken : 12 november 2024 (hele dag)
Tweede ronde selectiegesprekken : 15 november 2024 (middag)
Aanvullende informatie
Voor meer informatie verwijzen wij je naar
www.aurelia-onderwijs.nl of naar de websites van de drie gefuseerde scholen:
Voor eventuele vragen kun je via e-mail contact opnemen met Kathinka Gaasbeek, afdeling bestuursondersteuning (k.gaasbeek@aurelia-onderwijs.nl).
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld
Aurelia Onderwijs is ontstaan door de bestuurlijke fusie van RSG Ter Apel, De Nieuwe Veste en het Esdal College. Op negen schoollocaties verspreid over Drenthe, Groningen en Overijssel verzorgen wij een breed onderwijsaanbod. Wij bieden onze leerlingen praktijkonderwijs, vmbo, mavo, havo, vwo en gymnasium. Dagelijks mogen wij 5500 leerlingen ontvangen, die door 800 medewerkers worden begeleid in hun schoolcarrière. De scholen hebben elk hun eigen identiteit en opereren zelfstandig, maar Aurelia Onderwijs verbindt ons en samen bundelen wij alle ervaring en kennis van het voortgezet onderwijs.